گزارش نویسی رسمی

مخصوص کارکنان سازمان ها

به این مطلب امتیاز دهید

مقدمه

گزارش همواره در زندگی ما نقش مهم و کلیدی ای داشته است.
شما از آغاز از زمانی که در دوران آموزش مدرسه بودید ، همواره این مسئولیت را داشتید که تکالیف و تمارینی که به شما محول شده است را در قالب گزارش به سرپرست و یا معلمان ارائه دهید.

کمی بعد ، در دانشگاه برای یک موضوع تحقیقاتی میبایست گزارشی از نتایج و بررسی های خود را به استاد درس مربوطه ارائه دهید و همچنین در مرحله بعد ، هنگامی گه شما مشغول کاری میشوید همواره بحث گزارش نویسی اهمیت خود را خواهد داشت.

به عنوان مثال حسابداران و مدیران مالی و سبدگردانان بازار سرمایه واجب است که به این امر مسلط باشند.

از این رو برای کمک به مخاطبین عزیز ، مطالبی رو در جهت افزایش آگاهی از اصول گزارش نویسی برایتان بازگو میکنیم.

گزارش نویسی

عبارت است از شرح ، تفسیر و بیان اخبار و اطلاعات و حقایق و یا رویدادی که واقع شده است.

گزارش ها بر حسب شرایط و موقعیت  میتواند مختصر و یا با جزئیات کامل باشد.

فواید آن در کار

در صورت رعایت اصول گزارش نویسی می‌توانید عملکرد خود را بالا برده و بهبود بخشید. با این کار، ذهن‌تان به مرور نظم گرفته، سرعتتان را بالا رفته و قطعا بازدهی و پیشرفت بیشتری پیدا می‌کنید. احتمالا برخی از همکاران شما هم در محیط کار هستند که با وجودِ فعالیت کم‌تر، به علتِ تسلط بر شیوه‌ی گزارش کردن فعالیت‌ها می‌توانند مُهِم و اثرگذار جلوه کنند و به این شیوه، پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی کنند.

هدف گزارش نویسی در کار

 

گزارش

 

کاربرد و هدف مورد نظر برای ثبت گزارش بسیار حائز اهمیت است. این اهداف می‌تواند موارد زیر را شامل شود:

۱- نتیجه گیری

۲-زمان اختصاصی صرف شده برای هر کار

۳-روند پیشرفت کاری

۴-تعیین میزان تاثیر هر عامل با توجه به نتایجی که در آینده به دست می‌آید

۵-کاربردی کردن هر عمل و عدم تکرار آن در صورت نیاز و…

۶- در مواقعی شرح آنچه که رخ داده است ، مبنایی برای برنامه ریزی آینده میشود.

۷- نظم در کارها

۸- بایگانی و ثبت و اندازه گیری وقایع

اصول نگارش یک گزارش استاندارد

 

گزارش

 

۱-اولین قدم- شناخت مخاطب

مهم ترین عامل در تنظیم آن است

اول از هر چیز باید مخاطب یا مخاطبان خود را  بشناسید؛ منظور از شناخت این است که برای آن‌ها دقیقا چه چیزهایی اهمیت دارد که شما باید در گزارش‌ خود به آن اشاره کنید و از دادن اطلاعات غیرضروری پرهیز کنید.

۲-مقدمه نویسی 

مقدمه نشان می‌دهد که می‌خواهید به چه چیزی بپردازید و خلاصه‌ای از از برنامه‌هایی باید انجام شود را مطرح می‌کند. همچنین باید اشاره‌ی کوتاهی هم به نتیجه‌ مورد نظر داشته باشد

۳-فهرست

برای گزارش‌های چند صفحه‌ای و طولانی حتما فهرستی از عناوین تهیه کنید تا دسترسی راحت تر شود.

۴- بخش بندی بدنه اصلی گزارش

بدنه‌ی اصلی گزارش باید به‌دقت و به‌گونه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به‌خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند. به این منظور باید بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، مد نظر داشته باشید.
بیشتر برای گزارش های طولانی این موضوع اهمیت دارد.

۵- ۲ اصل ساده نویسی و کوتاه تویسی

گزارش بهتر است کوتاه و مختصر و مفید باشد و منظور را به درستی و به طور واضح به مخاطب بفهماند.

۶- شکل صحیح کلمات

اگر میخوهید از زبان تخصصی استفاده کنید باید به شکل درست ثبت آن توجه داشته باشید. در گزارش نویس باید توجه داشته باشد که هیچ نکته ی اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود،

۷- تاکید بر نکته های مهم

هر قدر نکته ای در گزارش مهم تر باشد، باید فضای بیشتری به آن اختصاص داده شود. همچنین زبان تاکید و به کار بردن عبارت هایی همچون: “مهم ترین عامل”، “نکته ی اساسی” و … توجه خواننده را جلب می کند. همچنین با بولد کردن میتوانید اینکار را انجام دهید.

۸- رعایت ترتیب

امور و وقایع میبایست به ترتیب زمانی و یا حتی اولویت مرتب شوند.

۹- مستندات گزارش

مانند عکس و فیلم، نامه، اسناد مالی همه میابیست در گزارش ضمیمه شود.

۱۰-بازبینی و اصلاح

آخرین بخش ، بازبینی و در صورت نیاز اصلاح آن است. ممکن است در حین ثبت گزارش به دلیل مشغله فکری و کاری، خطایی داشته باشید که باعث غیرقابل فهم بودن و یا کج فهمی شود.

۱۱- جمع بندی و نتیجه

در این مرحله باید به جمع آوری اطلاعات و داده ها، تحلیل و تفسیر و نتیجه گیری بر اساس داده ها بپردازید.

نکات تکمیلی

کارمندانی که گزارش خود را به صورت حرفه ای و منظم ارائه میدهند در نزد کارفرمایان ، ارزشمند محسوب میشوند.

قراردادن سربرگ شرکت در صورت لزوم میتواند ، به رسمی شدن و اهمیت گزارش کمک کند.

هیچ وقت گزارش نویسی را یک کار بیهوده ندانید. برعکس سبب پیشرفت شما و مجموعه تان میشود.

 

امیدوارم این مطلب برایتان مفید بوده باشد.


دیگر مطالب هومان در زمینه کسب و کار :

تفریحی به نام کار

سیر تا پیاز ثبت شرکت

برچسب ها
نمایش بیشتر

1 نظر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن